社保关乎国计民生。社保档案管理工作，是社会保险事业极为重要的组成部分。近年来，随着科技的发展，社保档案管理工作取得了长足的进步，确保了社会保险事业的健康发展，但仍存在一些不容忽视的问题，必须认真加以纠正和解决。

一、当前社保档案管理工作主要问题表现

社保档案是记录个人参与社会保险的相关信息，由用人单位、社保经办机构为参保人员建立的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档及图表、音像等不同载体的历史记录。按社保类型分为基本养老保险档案、基本医疗保险档案、工伤保险档案、失业保险档案和生育保险档案。按参保人员的身份分为单位职工社保档案、灵活就业人员社保档案和城乡居民社保档案。按质地分为纸质档案和电子档案。

档案管理包括填表建档、编目造册、录入系统、存放保管、补充完善、信息查询和资料应用等行为。调查发现，当前社保档案管理工作存在的问题，主要有以下四种表现：

（一）档案建立不规范

建档是档案管理工作的起始环节，填表建档任务艰、责任大、要求高。但在现实中，存在基础档案填制内容不详、信息不准、情况不实、字迹不清、表述不明等问题，直接影响着社保档案后续材料的形成、档案管理的质量水平乃至社保项目的构成和社保待遇的核定。

（二）存放条件不达标

通过对基层社保经办机构、参保单位社保档案存放环境的调查，发现部分单位没有专门的存储场地，社保档案要么直接存放在单位办公室，要么与其它物品混杂存放。有的单位社保档案储存室没有杀虫防鼠措施，纸质材料出现虫叮鼠咬现象。有的县级社保经办机构将纸质档案存放在地下室，没有相应的防火、防潮、防盗设施，存在极大的安全隐患。

（三）层级职责不明确

任务明确，职责明晰，是做好各项工作的重要前提和基本保证。但经调查，部分业务人员对自己的职责界限不明确，业务和职能交叉时，出现工作“挂空档”的现象。有的基层业务人员上下业务不衔接，内外信息不畅通，直接影响了社保工作的及时性和完整性。

（四）信息跟进不及时

社保信息是一个动态化概念，参保人员参保建档时完整记录本人基本信息，其相关信息会随着参保人员的身份、社保认定、保障等级、待遇标准、待遇调整，以及享受待遇条件终止等一系列的变更而变更，每项变更都要求参保人员的社保档案随之进行相应的信息跟进，若后续信息变更不能随之进行调整，导致出现档案材料与实际情况不一致、纸质材料与电子档案不吻合的现象，档案材料就会失去应有的效应和价值。

二、社保档案管理问题主要原因分析

直面上述问题，经认真分析，主要原因有以下四个方面：

（一）管理意识淡薄

首先是单位主要领导不重视。认为档案管理只是收集、保管一些无关紧要的资料，不能为单位创造直接的经济效益，所以不研究、不部署、不检查、不投入。其次是有的档案管理员工作责任心不强。还有的身兼数职，把档案管理当 “副业”，致使档案管理陷入憋足、尴尬的境地。

（二）运行手段落后

科技的发展，为档案管理提供了先进的技术支持。然而，有的单位硬件设施陈旧老化，档案的收集、整理、编目、查询等工序，仍采用传统的手工操作模式，跟不上时代节拍，信息查找困难。有的社保档案由分支机构分散保管，档案管理无专职管理人员，档案卷宗没有登记造册，档案信息录入电脑与外网电脑兼用，路径不设密，资料不备份，一旦电脑出现故障，网络发生问题，电子信息很容易损毁、丢失。

（三）业务素质低下

调查发现，有的单位没有依据档案管理的特点和要求选配合适的管理人员，所配备的人员文化水平较低，未经过专业技能培训，缺乏档案管理方面的理论知识和操作技能，不具备专业化的业务素质。多数单位档案管理人员兼职，没时间和精力学习档案业务，或者档案管理人员调整频繁，经常处在入不了门、上不了路的“门外汉”状态。

（四）规章制度缺失

没有规矩不成方圆。社保档案管理工作必须有一套完整、科学的管理制度作保障。然而，一些单位把档案管理看作是可有可无、无足轻重的事，要么根本没有相应的管理制度，要么制度形同虚设，执行打折扣，落实不到位。

三、社保档案管理质量提升建议

针对上述问题，就进一步提升社保档案管理工作的质量效能，提出如下建议：

（一）成立社保档案专业管理机构，切实打牢系列化保障基础

1、根据《社会保险法》关于不同险种实行统一管理的实际，分险种统一载入。2、根据社保类型先按人员身份分门建档再按险种分类建档承接。

（二）建立一套市级统筹的信息管理系统 ，全面实行数字化模块管理

1、建立一套与县级社保经办机构联网的社保档案信息管理系统。2、与参保单位建立参保信息、缴费情况、待遇标准、待遇发放等信息共享系统。3、与鉴定机构、税务局建立参保信息传递系统。紧跟时代步伐，适时研发、改进档案管理应用软件，改善档案管理环境，提升档案管理水平。实施网上业务经办，抓好信息安全工作，建专网、走专线，及时修复网络漏洞，运行路径加密，严防黑客入侵，信息数据备份。

（三）建立健全完整严密的档案管理制度，逐步形成科学化管理体制

1、层级管理制度

一要明确各级领导责任。单位一把手要重视职工社保档案管理工作，亲自部署，亲自检查。二要划分层级具体责任。明确总体目标，分解具体任务，细化工作标准，定期组织考核，严格实施奖惩。三要夯实用人单位的主体责任。职工与用人单位一旦建立劳动关系，单位应及时为职工建立社保档案。

2、岗位职责制度

针对参保单位和社保经办机构工作人员的工作岗位，从职工参保受理、参保登记、社保档案建立与存放、参保基本信息录入与跟进、待遇核定等逐项明确标准和要求。

3、奖惩激励制度

细化业务流程，量化工作标准，定期检查、考核、评比，考核同业绩挂钩。

4、经费保障制度

管理经费列入市县两级财政和参保单位的年度预算，社保经办机构要设专门的社保业务档案管理存储场地，配备必须的档案存放密集柜，为开发、更新应用软件和购置专用设备提供必须的经费支持，确保职工社保档案管理工作正常运行，高效运转。

（四）建立一支素质优良的档案管理队伍，着力培养专业化业务人才

1、配齐配强档案管理人员

按照档案管理工作的特点和要求，把思想素质好、文化层次高、责任意识强的干部选配到职工社保档案管理岗位。

2、切实强化责任意识

参保单位和社保经办机构的领导要提高对社保档案管理工作重要性的认识，切实加强档案管理工作。档案管理人员要明确岗位职责，提高业务技能，增强服务意识，履职尽责，到位而不越位。

3、努力抓好业务培训

为确保档案管理人员胜任本职，市级社保经办机构要有计划地组织业务培训，定期开展档案管理经验交流会，通过交流取长补短。适时举办专业技能比赛，积极营造奋勇争先、比学赶超的良好氛围，推动职工社保档案管理工作不断迈上新台阶。

（作者单位：吕梁市社会保险中心）